施工企業(yè)如何做好合同管理

陜西建工安裝集團有限公司  朱劍輝

     隨著我國社會主義市場經(jīng)濟體制改革的逐步深入，以及加入WTO后建筑市場全面與國際市場接軌，更增大了合同管理的風(fēng)險性和多變性。由于目前建筑市場“僧多粥少”，競爭激烈，導(dǎo)致買方市場的嚴(yán)重傾斜，同時由于歷史根源、認識根源、法律根源、制度根源及合同法律體系的不完善，加之建筑施工企業(yè)的法律意識淡薄，造成建筑市場有法不依、執(zhí)法不嚴(yán)的問題時有發(fā)生，業(yè)主常常用苛刻的合同條件把風(fēng)險轉(zhuǎn)移給承包商，造成風(fēng)險承擔(dān)上的嚴(yán)重不平衡。面對當(dāng)前的實際情況，施工企業(yè)只有重視合同和合同管理，才能有效的降低工程風(fēng)險，增加企業(yè)利潤。

    當(dāng)前仍有許多企業(yè)對合同管理的重要意義認識不足，審查和批準(zhǔn)合同不科學(xué)、不嚴(yán)格，履行合同缺少應(yīng)有的約束，甚至處于放任狀態(tài)。具體表現(xiàn)在：一是合同意識淡薄，面對激烈的建筑市場，只注意經(jīng)營承攬，缺乏對施工合同的內(nèi)容和條款認真研究，為后期工程管理和索賠留下隱患；二是缺乏預(yù)見性，不能對工程及時地跟蹤、進行有效地動態(tài)分析和管理；三是針對業(yè)主不規(guī)范的市場行為，缺乏有效的規(guī)避合同風(fēng)險的對策和措施。

    盡管很多企業(yè)在合同管理方面采取了一些措施，收到了一些效果，但管理的被動性、分散性、淺層性及投機性問題，仍然沒有得到很好的解決，存在的問題很多，把合同管理簡單地認為由專人對合同進行整理、編號、保管，沒有對合同管理運用科學(xué)、合理、有效的管理，從而也給企業(yè)帶來了較大的損失。

    市場經(jīng)濟在某種意義上說是法制經(jīng)濟，再貼近些說，是契約經(jīng)濟、合同經(jīng)濟。現(xiàn)代社會可以講是合同社會。一個企業(yè)的經(jīng)營成敗和合同與合同管理有密切系。因此，必須十分重視合同及合同管理。合同管理必須是全過程的、系統(tǒng)性的、動態(tài)性的。全過程就是由洽談、草擬、簽訂、生效開始，直至合同失效為止。我們不僅要重視簽訂前的管理，更要重視簽訂后的管理。系統(tǒng)性就是凡涉及合同條款內(nèi)容的各部門都要一起來管理。動態(tài)性就是注重履約全過程的情況變化，特別要掌握對我方不利的變化，及時對合同進行修改、變更、補充或中止和終止。切不可以為簽了合同就萬事大吉，把合同束之高閣，我們要防止由于合同管理不善而遭到的懲罰。企業(yè)合同管理是企業(yè)管理的重要組成部分，涉及到企業(yè)的生存與發(fā)展。施工企業(yè)的合同管理是企業(yè)管理工作的重點、難點和弱點之所在。

    1、合同管理涉及到工程的全過程、全方位、多角度，是一個系統(tǒng)化的工作

    合同管理就是要求企業(yè)運用一系列科學(xué)的方法管理合同，全方位、多角度加強與市場的接軌，通過合理、有效、科學(xué)的合同管理，取得較好的社會效益和經(jīng)濟效益，從而優(yōu)化企業(yè)的市場地位。加強合同管理的應(yīng)突出 “四個重點”、“把好四關(guān)”，來推動合同管理工作的全面落實。

    1.1以工程合同為重點，把好合同管理的入口關(guān)

    一份工程合同的履行，影響到一系列相關(guān)的分項合同，如工程分包、勞務(wù)分包、材料采購、設(shè)備租賃、加工承攬等，還包括公司內(nèi)部相關(guān)的諸多合同。在這個合同網(wǎng)絡(luò)體系中，工程合同是綱，也是合同管理的中心。把好合同管理的入口關(guān)，就是要求企業(yè)必須嚴(yán)把工程合同的信息評審和合同評審關(guān)，在合同制訂的過程中，注重保護自身的合法權(quán)益，從而提高企業(yè)綜合效益和社會信譽，才能在市場中立足。

    進行信息評審，對搜集到的大量工程項目信息進行認真排隊摸底，對可信度高、中標(biāo)可能性較大、滿足企業(yè)近期經(jīng)營方針的項目，落實責(zé)任到人展開工作，避免一些無謂的人力、物力投入，以降低經(jīng)營成本。與此同時，要開展一系列的基礎(chǔ)工作，主要是：了解發(fā)包人是否具備相應(yīng)資格，項目是否具備招投標(biāo)、簽訂和實施合同的一切條件，特別是否具備各類批準(zhǔn)文件，招投標(biāo)過程是否符合法定的程序；了解項目所在地的社會情況，正在運行的相同或相近項目的有關(guān)情況以及當(dāng)?shù)刂饕�材料的供�?yīng)情況等。

    加強合同評審，應(yīng)進行招標(biāo)文件的評審、投標(biāo)書的評審和簽約合同評審三個過程，并注意以下幾點：一是合同中的預(yù)算及付款方式、工期、質(zhì)量是否合理，企業(yè)是否存在實施項目的能力；二是合同用詞是否準(zhǔn)確，有無模棱兩可或含義不清之處，合同條款是否符合有關(guān)法律、法規(guī)。可以說，合同講究咬文嚼字；三是及時提出合同中的不利情況，是否有足夠的預(yù)見性，對風(fēng)險因素是否有周到的考慮及規(guī)避措施。

    1.2以分承包合同為重點，把好合同管理的出口關(guān)

    為提高經(jīng)濟效益，搞好內(nèi)部開源節(jié)流，在發(fā)包結(jié)算方式既定的前提下，嚴(yán)把合同的出口關(guān)非常重要。為此，一是分包合同的簽訂，必須以工程合同為依據(jù)，必須滿足工程合同的要求，工程合同中有關(guān)工期、質(zhì)量、安全、履約保證金等必須在分包合同中進行分解，層層落實。二是在訂立分包合同時，要充分考慮工程的實際情況，劃清合同界面，明確雙方各自的權(quán)利和義務(wù)，避免責(zé)任不清，互相推諉，影響工程順利進行。三是抓好分包合同的履行。對分包的施工單價、購銷單價、費用標(biāo)準(zhǔn)及結(jié)算辦法等，建立較為完善的管理標(biāo)準(zhǔn)，以分包為基礎(chǔ)，對不合理的單價、費用作必要的修正；在現(xiàn)場施工、材料等部門設(shè)置關(guān)口，嚴(yán)格審核，加大各部門、各單位對分包工程施工進度、質(zhì)量的監(jiān)督檢查，保證合同的順利履約。四是嚴(yán)把分包合同的結(jié)算關(guān)。以分包合同為基礎(chǔ)，會同有關(guān)生產(chǎn)、質(zhì)量、材料、核算等部門進行會簽，尤其對無定額及換算定額項目，要做好發(fā)包方對材料單價或項目造價的確認工作，對分包結(jié)算的工作量，實現(xiàn)三級復(fù)核制度，層層把關(guān)。

    1.3以索賠為重點，把好合同管理的履約關(guān)

    建設(shè)工程的特點是施工工期長，技術(shù)質(zhì)量要求高，工程造價中含有許多不確定因素，比如，現(xiàn)場施工條件的變化、工程設(shè)計變更及工程實物量的增減、建筑材料價格的變化、政府部門對施工預(yù)算定額的調(diào)整，以及合同條款中的缺陷和業(yè)主付款行為的違約等。因此，在合同執(zhí)行過程中，索賠事件不可避免，而且也經(jīng)常發(fā)生。做好索賠工作是目前惡劣市場競爭環(huán)境中增加工程成本收入的重要手段，也是合同管理的重要內(nèi)容。加強索賠工作管理要注意以下幾點：

    索賠處理必須要以合同為依據(jù)。合同文件是索賠的依據(jù)，索賠是合同管理的繼續(xù)，特別要注意對合同條款的研究，再施工過程中，要隨時隨地將實際情況與合同規(guī)定對照，及時整理索賠資料，組織索賠工作。具體索賠事項主要有：在工程量的變更方面，凡超越合同文件規(guī)定的數(shù)量或新增加的工作內(nèi)容，均在合同上明確限額，超出限額的，應(yīng)進行經(jīng)濟和工期索賠。在支付工程款方面，合同中應(yīng)明確支付工程款的時間和數(shù)量，有預(yù)付款的要規(guī)定起扣點時間；對業(yè)主拖欠進度款和審計后應(yīng)支付在相應(yīng)條款上要有防范措施；對于壓價工程，簽約時必須把范圍和程度寫清楚，若發(fā)生工程變更或大幅度的增減項目，相應(yīng)的費用也要增減。

    注意保留索賠的相關(guān)依據(jù)。索賠的主要依據(jù)除了合同文件以外，還包括來往信函、會議紀(jì)要、施工記錄、工程變更等，獲得現(xiàn)場工程師簽名的質(zhì)量檢驗、驗收記錄是索賠的有力證據(jù)。此外，工人工資單、設(shè)備、材料和零配件采購單、付款收據(jù)、照片等都可能是索賠證據(jù)中的一個不可缺少的部分。具體要求是：對新增工程內(nèi)容，在施工前，將價格確定下來，在價格未確定又必須施工時，要將每道工序耗用的工時詳盡記錄。會議紀(jì)要要雙方簽字認可，雙方不同的意見也要明。   

    施工日記要對工程進行中發(fā)現(xiàn)的異常情況，參加的各種會議、停各種事故、下發(fā)的各種指令、自然條件變化等準(zhǔn)確、扼要地進行記錄。施工的每道工序，要及時進行驗收，并及時簽證。對工程進展情況（尤其是異常狀況）要利用影相進行記錄，如實記錄實際情況。

    凡在施工過程中提出的均應(yīng)及時提出，如果把問題擱置下來，留到以后處理，將會帶來意想不到的后果，盡量將單項索賠在執(zhí)行中陸續(xù)加以解決，避免后期綜合索賠所帶來的矛盾復(fù)雜化。

    認真正確起草索賠報告。索賠證據(jù)要確鑿充分，語言言簡意駭，要引用合同條款，建立事實與損失之間的因果關(guān)系，說明索賠的合理性，突出強調(diào)干擾事件中的不可預(yù)見性和突發(fā)性，以及自身為避免干擾事件的影響和損失所采取的措施。

    加強合同管理是企業(yè)在市場競爭條件下承攬工程的重要管理環(huán)節(jié)，是企業(yè)規(guī)避合同風(fēng)險的有效方法。

    在合同管理中進行風(fēng)險分析的目的是研究如何降低風(fēng)險程度和規(guī)避風(fēng)險，減少風(fēng)險損失。在預(yù)測到主要風(fēng)險因素后，因根據(jù)不同風(fēng)險因素提出相應(yīng)的風(fēng)險規(guī)避和防范對策。

    1.4以訴訟環(huán)節(jié)為重點，把好合同管理的終結(jié)關(guān)

    合同履行中出現(xiàn)爭議和糾紛是現(xiàn)階段建筑行業(yè)時常發(fā)生的事，訴訟是解決爭議最后也是最有效的手段。將訴訟歸結(jié)到合同管理，是合同的法律性決定的，也是合同管理“過程化”的完整體現(xiàn)。做好對外訴訟，要澄清對“打官司”的模糊認識和畏懼心理，當(dāng)對方違約影響合同履行，給企業(yè)造成損失時，可以而且應(yīng)當(dāng)通過法律手段來維護自己的合法權(quán)益。在訴訟過程中要做到嚴(yán)密、及時，最大限度地爭取企業(yè)合法權(quán)益。

    2、合同管理的涉及到企業(yè)的各部門，是一項全員參與的動態(tài)管理工作

    通過企業(yè)內(nèi)部合同管理，建立以合同管理為核心的組織機構(gòu)，明確合同管理的工作流程，在管理過程中抓住“四個環(huán)節(jié)”，將合同管理融入施工項目管理全過程，提高經(jīng)濟和社會效益，增強企業(yè)的實力，實現(xiàn)生產(chǎn)經(jīng)營的良性運行。建立和健全企業(yè)的合同管理體系，主要是建立和健全企業(yè)合同管理的組織網(wǎng)絡(luò)和制度網(wǎng)絡(luò)。

    組織網(wǎng)絡(luò)，是指企業(yè)要由上而下地建立和健全合同的管理機構(gòu)(包括專職機構(gòu)和兼職機構(gòu))，使企業(yè)合同管理覆蓋企業(yè)的每個層次，延伸到各個角落。一般地說，大中型的建筑施工企業(yè)，總部應(yīng)當(dāng)設(shè)合同管理專職部門，分公司設(shè)合同管理專職或兼職部門，項目經(jīng)理部應(yīng)設(shè)合同管理崗。如果設(shè)有法律工作部門的，那么這個部門應(yīng)當(dāng)配合合同管理部門，起到法律咨詢、合同評審、履約監(jiān)督和組織仲裁、訴訟的作用。

    制度網(wǎng)絡(luò)，一提指企業(yè)要就合同管理全過程的每個環(huán)節(jié)，建立和健全具體的可操作的制度，使合同管理有章可循。這些環(huán)節(jié)包括：合同的洽談、草擬、評審、簽訂、下達、交底、學(xué)習(xí)、責(zé)任分解、履約跟蹤、變更、中止、解除、終止等，二是指企業(yè)各層次都應(yīng)有自己的合同管理制度。總部要建立和健全總的合同管理制度，分公司則根據(jù)自身的需要補充自己的合同管理制度，項目經(jīng)理部也可以作一些必要的補充。

    建立和健全建筑施工企業(yè)的合同管理制度，必須根據(jù)我國的《合同法》和相關(guān)的法規(guī)，以及企業(yè)的實際情況。

    合同管理的組織網(wǎng)絡(luò)和制度網(wǎng)絡(luò)，構(gòu)成企業(yè)合同管理體系。體系的動作，必須通過定期的檢查來保證。要檢查合同管理組織和制度是否適應(yīng)合同管理的需要和市場需要。對不適應(yīng)部分進行必要的調(diào)整。一句話，對合同管理體系也應(yīng)進行動態(tài)控制，及時調(diào)整，不斷完善。

    通過企業(yè)內(nèi)部的合同管理，建立以合同管理為核心的組織機構(gòu)，明確合同管理的工作流程，在管理過程中抓住“三個環(huán)節(jié)”，將合同管理融入施工項目管理全過程，提高經(jīng)濟和社會效益，增強企業(yè)的實力，實現(xiàn)生產(chǎn)經(jīng)營的良性運行。

    2.1抓好合同交付環(huán)節(jié)，提高全員合同意識

合同簽訂后，公司合同管理人員應(yīng)將招標(biāo)文件、招標(biāo)答疑資料、詢標(biāo)紀(jì)要、投標(biāo)書（報價、施工組織設(shè)計、承諾書等）和合同文本對項目部進行交付，使項目部熟悉合同中的主要內(nèi)容，明確工程中的風(fēng)險、重點或關(guān)鍵性問題。要求項目收集、分析合同履約過程中的各個信息并及時進行調(diào)整，對合同的履約過程進行預(yù)測，及早提出與避免影響合同過程中的各種問題，提高全員合同意識。

    2.2抓好臺帳管理環(huán)節(jié)，確保合同管理落到實處

    合同臺帳管理是合同管理的一項重要工作。搞好合同臺帳管理，既是合同履行的依據(jù)，又是合同履行的記錄，對合同管理的實施和評價有著十分重要的意義。實施有效合同臺帳管理的臺帳主要有：工程合同、工程項目專業(yè)分包合同、工程材料采購合同、工程項目機械設(shè)備采購合同、工程項目機械設(shè)備租賃合同、工程項目材料租賃合同、工程項目勞務(wù)承包合同、工程項目內(nèi)部承包合同見證表、工程項目各類合同履約記錄表、工程項目月度監(jiān)督檢查信息匯總與反饋表和工程合同資料存檔匯總表。

    2.3抓好履約檢查環(huán)節(jié)，保證合同管理有效履行

履約檢查，是事先或事中發(fā)現(xiàn)問題和疏漏的有效措施。只有在合同履行過程中定期檢查，才能及時發(fā)現(xiàn)問題，制訂防范風(fēng)險的對策，從而將風(fēng)險損失程度降到最小，將收益做到最大，這是加強簽證、索賠管理的最有效的辦法。公司及有關(guān)職能部門要經(jīng)常深入現(xiàn)場對合同履約和管理情況進行針對性的檢查，履約檢查應(yīng)體現(xiàn)“三大功能”：“信息功能—能清晰地放映合同履約中的狀況及一般性的問題；報警功能—能及時顯示出妨礙合同履行的重大問題，產(chǎn)生爭議或出現(xiàn)糾紛的各種現(xiàn)象或隱患等；修補功能—針對出現(xiàn)的各種問題能及時提出解決的辦法或提出解決的請求，根據(jù)職能部門的整改意見進行整改，直到不良因素消失。

    在實際工作中，也反映出制訂制度固然重要，而執(zhí)行制度更為重要。無章可循不行，有章不循也不行。而且，隨著市場的規(guī)范運作和市場形勢的發(fā)展變化，合同管理上也會不斷產(chǎn)生新的問題，提出新的要求，這就需要我們不斷完善原有的合同管理制度。

    企業(yè)合同管理是指企業(yè)對以自身為當(dāng)事人的合同依法進行訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止以及審查、監(jiān)督、控制等一系列行為的總稱。其中訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止是合同管理的內(nèi)容；審查、監(jiān)督、控制是合同管理的手段。

    對市場來說，企業(yè)合同管理的重要性和必要性在于：實現(xiàn)企業(yè)對市場的承諾，體現(xiàn)企業(yè)的誠信，提升企業(yè)的品牌和形象，使企業(yè)更牢固地立足市場，實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

    對企業(yè)來說，合同管理的重要性和必要性在于：一方面使企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營與市場接軌，滿足市場的需要，提高企業(yè)適應(yīng)市場和參與市場競爭的能力；另一方面是使企業(yè)在履約過程中維護自身的合法權(quán)益，提高企業(yè)經(jīng)濟效益。

    由此可見，企業(yè)合同管理是市場經(jīng)濟條件下企業(yè)管理的一項核心內(nèi)容，企業(yè)管理的方方面面都應(yīng)圍繞著這個核心而開展。成功的企業(yè)合同管理，是把合同的權(quán)利義務(wù)按職能分工分解到各部門，由各部門去履行屬于自己職能范圍的權(quán)利義務(wù)。只有這樣合同管理才能真正到位，履行責(zé)任才能真正落實。可以說，企業(yè)合同管理是一個系統(tǒng)工程，需要各子系統(tǒng)、分系統(tǒng)共同配合。而在現(xiàn)實中出現(xiàn)的各種問題，其中一個重要原因是部門之間的履約責(zé)任不明確、不溝通、不落實，造成誤。合同管理比其他管理更需要信息溝通和處理。

    3、結(jié)語

    合同管理是施工企業(yè)管理的核心，是企業(yè)管理工作的重點和難點，同時也是弱點之所在，是一項相當(dāng)復(fù)雜、繁重的工作，合同管理始終貫穿于企業(yè)管理的全過程，直接關(guān)系到企業(yè)的風(fēng)險防范與規(guī)避，它不僅是創(chuàng)造企業(yè)經(jīng)濟效益的關(guān)鍵所在，也是涉及企業(yè)生存與發(fā)展的核心。

 (本文來源：陜西省土木建筑學(xué)會     文徑網(wǎng)絡(luò)：劉軍 呂琳琳 編輯  劉真 文徑 審核)